イベント運営マニュアル、教えます。

いよいよ迫ってきました「みなとXmas Gospel Festival」。

ここまで、イベントそのものの準備が大変でした。
皆さんはイベントの主催者として、企画・調整・準備を
自分たちでされたことがありますか？

今日はホールでイベントを企画・運営するためには、どんなプロセスが
待っているのか、そのノウハウをちょっとお見せします。

ここまでに至る準備の流れ、ざっと書き出してみました。
結構大変ですよ（笑）。

-＜イベント運営＞---------------------------
１．企画・提案業務
１）イベント・プログラムの企画

　　①出演者の調整
　　　会場を借りる時間、自分たちの出番の時間、リハーサルの時間を考慮し、
　　　イベントのテーマに合わせて、団体を探します。

　　②費用の交渉（会場費・PA等人員費用・チラシ・チケット印刷・ポスター費用の折半など）
　　　出演を希望する団体と費用の交渉をします。

　　③イベントまでの全体スケジュールの策定

　　④曲の調整（団体間であまり同じ曲をやらないように）

　　⑤役割分担の決定

　　⑥当日スケジュールの策定

　　⑦楽屋割り・ステージ裏のレイアウト確認
　　
　　⑧協賛・後援のお願いまわり（案外これ大事です）

２）施設（区民センター、ライブハウスなど）へのイベント企画提出

　　①当日のスケジュール・流れ・役割分担の提出

　　②ステージのレイアウト図の提出
　　　（各クワイアごとのひな段・マイク設置場所・譜面台の場所・楽器レイアウト）

　　③必要機材の申請（マイクXX本、譜面台XX本、楽器の利用orPA音響の利用、など）

　　④PA・照明・舞台などの必要人員（外部委託）の手配
　　
　　⑤施設への会場費支払い（前払いor当日払い）

２．広報・イベント準備業務
１）チラシの製作

２）チラシの印刷（必要部数を事前確認）

３）ポスターの製作

４）ポスターの印刷（必要部数を事前確認）

５）チケットの製作

６）チケットの印刷

７）チラシの配送

８）チラシ・ポスター設置場所・貼付場所の交渉

９）イベント告知用HPの製作

１０）他のサイト（ゴスペル関連）とのリンク

１１）当日配布用プログラムの製作

１２）当日配付用プログラムの印刷（人数分）

３．当日の業務
１）全体進行管理、リハーサル運営（ディレクター業務）

２）受付業務（各２～３名×２交代、自分の出番の際は他のクワイアに手伝いを依頼）

３）楽屋案内（２名　割付時間ごとに案内）

４）舞台設営（できれば男性５～６名）

５）照明（自前の場合）

６）撮影
　①映像（カメラ固定＆移動）
　②写真（カメラマン確保）

４．打ち上げ
１）幹事業務
　　・出席者の確認
　　・場所の確保

２）費用徴収・精算

５．会計報告（区民センター・各出演者）
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ざっとこんな感じです。
これがイベント運営の「基本」の流れです。

※ほかにも、実際こまごましたことがあります（弁当の手配とか）

そしてこれらとは別で、出演者「AJC/AGC feat.coconuts」と
しても、もちろんキッチリ準備をやらなくてはいけません。
概ね下記のようなことです。

-＜出演者としての全体調整＞---------

・選曲の調整
・歌詞・パート割り当て検討
・音源の作成・レコーディング（Sop・Alt・Tnr・BGMの４パート）
・歌・パフォーマンスそのものの練習・レベルアップ　←　これが一番大事
・振り付け
・ソロのパフォーマンスレベル確認
・バックバンドとの調整
・プロジェクター映像の製作
・カメラマンの手配
　　　　　　　　　ほか
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いろいろあるんですよね、ほんと。

まだ、すべては終わっていないのですが、
あと１週間後にはこれらが全部準備の整った状態になっている、
と信じています。

やはり自分たちが主催者であるイベントは、毎度大変ですね。
最近しばらく港区主催イベントに慣れていたせいか、久々の主催イベントに
AJCの執行部メンバー一同も疲れを隠せないのでは、と察します（苦笑）。

でも、ここまでAJCメンバー一同、忙しい中いろいろ頑張ってまいりました。
それにだいぶ慣れてきましたよね、この手のイベント。
来年にはさらにもっとスムーズにできることでしょう。

イベント全体準備（＋自分の仕事）で深夜にパワーを注いでいた私も、
さすがに今日から１週間は、AJCのステージ向上に集中していきたいと考えております。

今日からスイッチ入れます。

by Shinshi

PS:
全く関係ありませんが、「十二月十ニ日　水」と書かれた
「お札（おふだ）」が昔から実家に貼ってあります。
結局、ウチにも十五年前から貼るようになりました。

なんでも火事除け・泥棒除けのご利益があるそうです。
たしかに、おかげさまで無事です。

周囲にあまり見かけないので、きっとマイナーな習慣なのかな。
ちなみに先祖は京都です（私自身は北海道生まれですが）。

ということで、本日は「十二月十ニ日　金」です。

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